Prawidłowe czynności w postępowaniu o udzielenie zamówienia publicznego - praktyki, niuanse i błędy zamawiających na podstawie ćwiczeń, orzecznictwa i stanowiska doktryny

1.    Wyjaśnienia i zmiany SWZ:
a)    Wniosek o wyjaśnienie treści SWZ:
-    wniosek o wyjaśnienie treści SWZ, a wniosek o zmianę SWZ bądź wyjaśnienie intencji Zamawiającego;
-    jak liczyć terminy nakładające obowiązek udzielenia odpowiedzi i ile czasu ma zamawiający na przygotowanie stanowiska?
-    czy odpowiedź „zgodnie z SWZ” jest w ogóle wyjaśnieniem Specyfikacji?
-    Prawo do udzielania wyjaśnień SWZ, a odpowiedzi wyłącznie na wybrane pytania widziane przez pryzmat zasady równego traktowania wykonawców.
b)    Zmiana SWZ:
-    czym jest „uzasadniony przypadek”?
-    do kiedy najpóźniej może być dokonana?
-    obowiązek przedłużenia terminu składania ofert – jakie sytuacje obejmuje i jak długi okres musi uwzględniać aby uznać go za właściwy?
-    dlaczego Zamawiający nie może w trakcie trwania procedury zwiększyć ilość części na które podzielił zamówienie i w jakich innych przypadkach oraz na jakiej podstawie należy unieważnić postępowanie?
2.    Weryfikacja podmiotowa wykonawcy:
a)    Podstawy wykluczenia wykonawcy:
-    określone w ustawie PZP i ustawie sankcyjnej;
-    sposoby oceny występowania podstaw wykluczenia – model prosty, pośredni i unijny;
-    dlaczego unijnego zakazu udziału rosyjskich wykonawców w postępowaniu o zamówienie publiczne wynikającego z rozporządzenia rady (ue) 833/2014 nie należy mylić z przesłankami wykluczenia?
b)    Warunki udziału w postępowaniu:
-    czy weryfikowanie warunków określonych przez Zamawiającego podmiotowym środkiem dowodowym jest obowiązkowe?
-    dlaczego żądanie podmiotowych środków dowodowych dotyczy wyłącznie wykonawcy, którego oferta otrzymał najwyższą ocenę?   
-    jak sprawdzić czy postawione przez zamawiającego warunki udziału w postępowaniu wykonawca spełniał przez cały czas trwania postępowania?
c)    Podmiotowe środki dowodowe:
-    czym są i czym się różnią podmiotowe od przedmiotowych środków dowodowych?
-    które z podmiotowych środków dowodowych mają być złożone wraz z ofertą?
-    dlaczego podmiotowe środki dowodowe złożone bez uprzedniego wezwania Zamawiającego nie mogą być oceniane?
-    zasada „jednokrotnego wezwania w obrębie tego samego dokumentu” – z czego wynika i na czym polega?
-    przypadki rezygnacji z zapowiedzianego w SWZ wezwania do złożenia podmiotowych środków dowodowych;
-    aktualność podmiotowych środków dowodowych, a aktualność oświadczenia wstępnego – kiedy dokument należy uznać za niewystarczający oraz problem z dokumentami sporządzonymi po terminie składania ofert.
d)    Procedura odwrócona:
-    na czym polega i czym się różni od „procedury nieodwróconej”?
-    kiedy może być stosowana?
-    przypadki zwalniające wykonawców ze złożenia wraz z ofertą oświadczenia wstępnego;
3.    Badanie i ocena ofert
a)    Badanie ofert pod kątem występujących tam omyłek:
-    Czym są oczywiste omyłki pisarskie i rachunkowe oraz inne omyłki powodujące niezgodność oferty z dokumentami zamówienia?
-    Jak poprawić omyłkę w ofercie?
-    Jaki to jest „odpowiedni termin” na wyrażenie zgody na poprawienie w ofercie omyłki lub zakwestionowanie sposobu jej poprawienia?
-    Czy zakwestionowanie sposobu poprawienia omyłki uprawnia Zamawiającego do zatrzymania wadium?
b)    Przesłanki odrzucenia ofert, w tym:
-    Wyjaśnianie rażąco niskiej ceny i związane z tym problemy:
·    Czym jest i jak należy rozumieć pojęcie „rażąco niska cena”?
·    Zawartość wezwania do wyjaśnień – dlaczego tzw. wezwanie blankietowe jest niewystarczające?
·    Przypadki bezprawnego wezwania – czy można skutecznie kwestionować sam fakt wezwania do wyjaśnień RNC?
·    Kiedy wyjaśnienia należy uznać za zbyt ogólne?
·    Ponowne wezwanie do wyjaśnień w świetle orzecznictwa;
-    Czyn nieuczciwej konkurencji w rozumieniu ustawy z dnia 16 kwietnia 1993 r. o zwalczaniu nieuczciwej konkurencji.

·    Czym jest czyn nieuczciwej konkurencji?
·    Jak traktować manipulacje dokonywane przez wykonawcę mające zwiększyć ilość uzyskanych punktów w poszczególnych kryteriach?
·    Fałszowanie dokumentów i podawanie nieprawdziwych danych wprowadzających w błąd zamawiającego;
·    Składanie ofert „na słupa”.
-    Błąd w obliczeniu ceny
·    różnice pomiędzy błędem, a omyłką rachunkową;
·    nieprawidłowa stawka podatku VAT w ofercie.
-    Niezgodność oferty z przepisami ustawy w tym:
·    powierzenie całości zamówienia podwykonawcy?
·    wymóg wskazania części zamówienia powierzanej podwykonawcy, a określenie zakresu procentowego przez wykonawcę?
-    Złożenie oferty bez odbycia wizji lokalnej w przypadku gdy zamawiający tego wymagał w dokumentach zamówienia:
·    dlaczego wizja lokalna to nie zawsze dobry pomysł?
·    jaka jest alternatywa dla wizji;
·    wymagania przy wizji lokalnej wynikające z przepisów ustawy.
4.    Zakończenie postępowania
a)    Zawarcie umowy w sprawie zamówienia:
-    informowanie o wyborze oferty – zakres podawanych informacji i sposób przekazania;
-    klauzula standstill;
-    co w sytuacji kiedy wybrany wykonawca odmawia zawarcia umowy lub zawarcie umowy staje się niemożliwe z przyczyn leżących po jego stronie?
b)    Unieważnienie postępowania w tym przypadki:
-    ceny lub kosztu najkorzystniejszej oferty lub oferty z najniższą ceną przewyższającej kwotę, którą zamawiający zamierza przeznaczyć na sfinansowanie zamówienia:
·    czy konieczne jest wskazanie najkorzystniejszej oferty aby unieważnić postępowanie na podstawie tej przesłanki?
·    czy kwota jaką zamawiający zamierza przeznaczyć na sfinansowanie zamówienia musi być co najmniej równa wartości szacunkowej zamówienia ustalonej przed wszczęciem postępowania?
·    czy Wykonawca może wystąpić do Zamawiającego z żądaniem (roszczeniem) o zwiększenie kwoty przeznaczonej na finansowanie zamówienia?  
·    czy istnieje obowiązek udokumentowania faktu, że zamawiający nie mógł zwiększyć kwoty jaką zamierzał przeznaczyć na sfinansowanie zamówienia do ceny najkorzystniejszej oferty;
-    wystąpienia istotnej zmiany okoliczności powodującej, że prowadzenie postępowania lub wykonanie zamówienia nie leży w interesie publicznym, czego nie można było wcześniej przewidzieć;
·    czym jest „istotna zmiana okoliczności”?
·    jak należy definiować interes publiczny i dlaczego nie jest to to samo co interes zamawiającego?
-    postępowania obarczonego niemożliwą do usunięcia wadą uniemożliwiającą zawarcie niepodlegającej unieważnieniu umowy w sprawie zamówienia publicznego;
·    czy upłynięcie terminu realizacji zamówienia podanego datą umożliwia unieważnienie postępowania?
·    jakie są przesłanki unieważnienia umowy?
·    Czym jest „wada nieusuwalna”?
c)    Zmiana wyniku postępowania w wyniku autokontroli zamawiającego.
5.    Błędy podczas dokumentowania przebiegu postępowania
a)    Sporządzenie protokołu postępowania:
-    jego zawartość – czy ograniczenie się do wymagań wynikających z rozporządzenia Ministra Rozwoju, Pracy i Technologii w sprawie protokołów postępowania oraz dokumentacji postępowania o udzielenie zamówienia publicznego będzie wystarczające?
-    kto musi go podpisać i jakim podpisem?
-    protokół pisemny czy elektroniczny?
b)    Załączniki do protokołu:
-    czy wyjaśnienia oferty, rażąco niskiej ceny lub informacja o poprawieniu w ofercie omyłek może być udostępniona wnioskującym o to dopiero po wyborze oferty lub unieważnieniu postępowania?
-    czy raport z realizacji umowy oraz analiza potrzeb i wymagań stanowią załączniki do protokołu?
-    zwrot wykonawcom materiałów składanych wraz z ofertami;
-    udostępnianie danych osobowych, a rozporządzenie RODO?